Чтобы бизнес оставался на плаву, необходимо, чтобы не менее четверти выручки оставалось у вас в виде прибыли до уплаты налогов. При меньшей прибыли не удастся обеспечить возврат инвестиций в бизнес. Расходы в затратной части могут делиться по-разному, в зависимости от концепции. Именно с ними необходимо работать, снижая издержки, связанные с неэффективностью процессов — где-то фудкост выше среднего по рынку, где-то раздут ФОТ.

Сегодня поговорим об одной из главных болей ресторатора — лейборкосте, или расходах на персонал. Мы покажем, как проанализировать свое штатное расписание на основе данных из iiko и принять меры к снижению издержек. Эта методика универсальна и может также использоваться для расчета количества рабочих мест производственных цехов при строительстве новых ресторанов.

Рассмотрим спрос по всем цехам в отдельности (бару, залу) в разрезе каждого часа. В локальной конфигурации iiko данные по почасовым продажам можно получить из OLAP-отчета и спрогнозировать спрос самостоятельно. В облачном офисе прогноз строится автоматически и вы всегда можете посмотреть готовую структуру продаж.

Второй показатель, который нам потребуется — это время приготовления каждого блюда (tt — ticket time). Это время определяется при проработке блюд шеф-поваром и устанавливается в качестве эталона. Чтобы контролировать стандарты приготовления блюд, ticket time должен быть обязательно указан в номенклатурной карточке каждого блюда в iiko.

Имея данные по почасовому гостевому спросу и скорости приготовления каждого блюда мы можем определить среднюю почасовую скорость работы цеха (СЦ). Для этого суммируем время приготовления (tt) всех блюд в цехе за час и делим на количество блюд (КБ).

Теперь посчитаем загруженность цеха по каждому часу (ЗЦ). Для этого среднюю скорость умножаем на количество блюд.

Ну, и наконец мы можем вычислить оптимальное количество человек на цех (КЧ): загруженность цеха в минутах делим на 60 и получаем оптимальное количество сотрудников.

Получившееся значение округляем до целого в большую сторону, в Excel поможет формула «ОКРВВЕРХ.МАТ».

В нашем примере мы рассчитали не только оптимальное количество человек для каждого цеха, но и сколько сотрудников нужно вывести на производство в сумме по всем цехам.

Подготовка к работе — открытие производства, создание заготовок и т. д. — тоже процесс, который важно оптимизировать. Если у вас настроен облачный офис в iiko, он сделает вам почасовой план по заготовкам автоматически. Если нет — вы сможете посчитать это на основе проведенного выше анализа. А от их объема вычислить число сотрудников для этого процесса при учете их полной занятости в смену. Чаще всего оказывается, что заготовщики в действительности загружены всего 4−5 часов в день. Обязательно оцифруйте эти данные по своему ресторану.

Этот метод можно применять для расчета количества не только сотрудников производства, но и официантов, кассиров и т. п. Например, для расчета оптимального количества официантов за основу берем количество гостей и принцип, что опытный официант одновременно может держать четыре четверки, а менее опытный две четверки гостей.

Итак, мы провели данный расчет для каждого часа работы во всех цехах. Позаботились о максимальном использовании универсальных сотрудников. Настроили эффективную подготовку к работе, исходя из концепции и целей ресторана. И теперь у нас есть сбалансированное штатное расписание для всего предприятия!

Проверьте, верно ли составлено ваше текущее штатное расписание — простые шаги, описанные в нашей статье, помогут вам рассчитать верное количество персонала в смену или поставить новые цели текущей команде для запуска дополнительных каналов продаж.